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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q1

Reisekosten-Agent

Reisekostenabrechnungen prüfen, Richtlinien anwenden, Erstattungen beschleunigen.

Prüft Reisekostenabrechnungen gegen die Reisekostenrichtlinie, validiert Belege, berechnet Pauschalen und leitet freigegebene Abrechnungen weiter.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 86-93%
Governance-Komplexität 11-18%
Economic Impact 78-85%
Leuchtturm-Wirkung 21-28%
Implementation Complexity 18-25%
Transaktionsvolumen Wöchentlich

Was dieser Agent tut

Reisekostenabrechnungen sind ein Hochvolumen-Prozess mit klaren Regeln: Reisekostenrichtlinie, BRKG, Lohnsteuerrichtlinien, Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand. Trotzdem bindet die manuelle Prüfung erhebliche Kapazität - Belege prüfen, Pauschalen berechnen, Richtlinien-Konformität sicherstellen. Der Decision Layer zerlegt jeden Reisekostenprozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Eingereichte Belege werden automatisch klassifiziert und auf Vollständigkeit geprüft. Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen werden nach Reisedauer und -ziel berechnet. Richtlinien-Verstöße werden erkannt und dem Genehmiger gemeldet. Das Ergebnis: Erstattungen werden in Tagen statt Wochen verarbeitet. Richtlinien-Konformität steigt. Sachbearbeiter prüfen nur noch Ausnahmen und strittige Fälle.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Abrechnung eingeht Ist die Abrechnung formal vollständig? KI-Agent

Prüfung auf Pflichtfelder, Belege, Reisedaten

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Belege klassifizieren Welcher Belegtyp liegt vor? KI-Agent

Automatische Erkennung: Hotel, Transport, Bewirtung, Sonstiges

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Richtlinien-Check Entspricht die Ausgabe der Reisekostenrichtlinie? Regelwerk

Prüfung gegen Höchstbeträge, Bewirtungslimits, erlaubte Kategorien

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Pauschalen berechnen Welche Pauschalen fallen an? Regelwerk

Verpflegungsmehraufwand nach Reisedauer und -ziel

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Erstattungsbetrag berechnen Wie hoch ist der Erstattungsbetrag? Regelwerk

Summe: Belegerstattung plus Pauschalen minus Eigenanteile

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Richtlinienverstoß melden Wird ein Richtlinienverstoß an den Genehmiger gemeldet? Regelwerk

Schwellenwert-basierte Eskalation bei Überschreitungen

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Genehmigung Wird die Abrechnung genehmigt? Mensch

Führungskraft oder Reisekostenstelle genehmigt

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

An Buchhaltung übergeben Wird die genehmigte Abrechnung zur Erstattung weitergeleitet? Regelwerk

Automatische Übergabe nach Genehmigung

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • Digitalisierte Reisekostenrichtlinie
  • Beleg-Erfassungssystem (App oder Portal)
  • Aktuelle Pauschaltabellen (BRKG, Auslandspauschalen)
  • Buchhaltungs-Schnittstelle für Erstattungen

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - Finanzprozess ohne Entscheidung über das Arbeitsverhältnis. Steuerrechtliche Anforderung: Belege müssen aufbewahrt und dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden können. Betriebsrat: kein Mitbestimmungsrecht bei Reisekostenerstattung. Empfehlung: Reisekosten-Agent als Q1-Pilotprojekt nutzen - hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden, da Erstattungen schneller fließen.

Infrastruktur-Beitrag

Die Beleg-Klassifikation und Richtlinien-Prüfung werden vom Expense-Processing-Agent und Invoice-Processing-Agent wiederverwendet. Das Genehmigungsworkflow-Pattern (Einreichung, Prüfung, Genehmigung, Weiterleitung) wird zum Standard für alle Freigabeprozesse. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

Enthält: 3-Szenarien-Vergleich

Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.

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Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
Alle HR-Agent-Leistungen im Überblick.
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Economic: 74-81%
Governance: 66-73%
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Häufige Fragen

Funktioniert der Agent auch bei Auslandsreisen?

Ja. Der Agent kennt die länderspezifischen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung nach BRKG und BMF-Schreiben. Fremdwährungsbelege werden zum Tageskurs umgerechnet.

Wie geht der Agent mit fehlenden Belegen um?

Fehlende Belege werden automatisch erkannt und der einreichenden Person zur Nachreichung gemeldet. Eigenbelege (bei Verlust des Originalbelegs) können eingereicht werden, erfordern aber eine separate Genehmigung.

Was passiert als Nächstes?

1

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2

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