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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q1

Zeiterfassungs-Agent

Zeitbuchungen prüfen, Schichtregeln anwenden, Korrekturen reduzieren.

Validiert Zeitbuchungen gegen Tarifverträge und Arbeitszeitgesetz, erkennt Anomalien und berechnet Zuschläge - reduziert Korrekturbuchungen um 30-40%.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 88-95%
Governance-Komplexität 14-21%
Economic Impact 81-88%
Leuchtturm-Wirkung 26-33%
Implementation Complexity 18-25%
Transaktionsvolumen Täglich

Was dieser Agent tut

Zeiterfassung ist einer der volumenreichsten HR-Prozesse. In einem Unternehmen mit Schichtbetrieb entstehen täglich tausende Buchungen, die gegen ein komplexes Regelwerk geprüft werden müssen: Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, individuelle Arbeitszeitmodelle. Der Decision Layer zerlegt jeden Zeiterfassungsprozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Standardbuchungen (Kommen, Gehen, Pause) werden automatisch gegen das Regelwerk validiert. Zuschlagsberechnung (Nacht, Sonntag, Feiertag) erfolgt deterministisch nach Tarifvertrag. Anomalien (fehlende Buchungen, unplausible Zeiten, Ruhezeit-Verstöße) werden erkannt und klassifiziert. Das Ergebnis: Korrekturbuchungen sinken um 30-40%. Die Zuschlagsberechnung wird fehlerfrei. Und die Zeitwirtschaft konzentriert sich auf echte Ausnahmen statt auf Routine-Korrekturen. Die aufgebaute Regelwerk-Engine wird von Payroll- und Schichtplanungs-Agenten wiederverwendet.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Buchung eingeht Ist die Buchung formal vollständig? Regelwerk

Pflichtfelder-Prüfung nach Buchungstyp

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Arbeitszeitmodell laden Welches Zeitmodell gilt für diesen Mitarbeitenden? Regelwerk

Zuordnung über Vertrag, Tarifgruppe, Standort

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Regelwerk-Validierung Verstößt die Buchung gegen ArbZG oder Tarifvertrag? Regelwerk

Deterministische Prüfung gegen Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Anomalie-Erkennung Liegt ein ungewöhnliches Buchungsmuster vor? KI-Agent

Mustererkennung bei fehlenden Pausen und Doppelbuchungen

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Anomalie-Klassifikation Wie schwer ist die erkannte Anomalie? KI-Agent

Schweregrad bestimmt den Eskalationspfad

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Zuschlagsberechnung Welche Zuschläge fallen an? Regelwerk

Tarifvertrag-Tabelle: Nacht, Sonntag, Feiertag, Überstunden

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Korrekturbedarf prüfen Muss eine Buchung korrigiert werden? KI-Agent

Vergleich Soll/Ist und fehlende Buchungen ergänzen

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Auto-Korrektur oder Eskalation Kann die Korrektur automatisch erfolgen? Regelwerk

Regelwerk definiert auto-korrigierbare Fälle

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Manuelle Korrektur Wird die vorgeschlagene Korrektur bestätigt? Mensch

Führungskraft bestätigt Korrekturen über Schwellenwert

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Monatsabschluss-Validierung Sind alle Buchungen des Monats konsistent? KI-Agent

Vollständigkeitsprüfung vor Payroll-Übergabe

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Payroll-Übergabe Werden die validierten Daten an Payroll übergeben? Regelwerk

Automatische Übergabe nach erfolgreicher Validierung

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

ArbZG-Reporting Werden Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz dokumentiert? Regelwerk

Gesetzliche Dokumentationspflicht

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • Zeiterfassungssystem mit API-Zugang (ATOSS, SAP TM, Interflex o.ä.)
  • Digitalisierte Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit
  • Schichtmodell-Definitionen im System hinterlegt
  • Payroll-Schnittstelle für Datenübergabe

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - deterministische Regelanwendung ohne KI-basierte Entscheidung über das Arbeitsverhältnis. Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht nach BetrVG Paragraph 87 Abs. 1 Nr. 6 (technische Überwachungseinrichtung). Empfehlung: Zeiterfassung in die Rahmen-BV für Q1-Agenten aufnehmen. Die BV sollte klar definieren, welche Korrekturen automatisch und welche nur mit Freigabe erfolgen dürfen.

Infrastruktur-Beitrag

Die Tarifvertrags-Engine (Regelwerk-Versionierung, Zuschlagstabellen, Arbeitszeitmodelle) wird direkt vom Payroll-Processing-Agent und Leave-of-Absence-Agent wiederverwendet. Das Anomalie-Erkennungsmuster bildet die Vorlage für Compliance-Monitoring in späteren Phasen. Die Exception-Routing-Logik wird zum Standard für alle Workflow-Agenten. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

Enthält: 3-Szenarien-Vergleich

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Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
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HR Agent Readiness
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Economic: 66-73%
Governance: 11-18%
Micro-Decisions: 6
Täglich
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Häufige Fragen

Funktioniert der Agent auch bei komplexen Schichtmodellen?

Ja. Das Regelwerk bildet beliebige Schichtmodelle ab - einschließlich rollierender Schichtpläne, Bereitschaftsdiensten und Rufbereitschaft. Die Zuschlagsberechnung erfolgt exakt nach dem jeweiligen Tarifvertrag.

Wie geht der Agent mit nachträglichen Korrekturen um?

Jede Korrektur wird versioniert und mit dem ursprünglichen Buchungsdatensatz verknüpft. Bei Korrekturen über einem definierten Schwellenwert ist eine Freigabe durch die Führungskraft erforderlich.

Wie wird der Betriebsrat eingebunden?

Die Zeiterfassung fällt unter Paragraph 87 BetrVG (technische Überwachung). Die Rahmen-BV definiert transparent, welche Regeln der Agent anwendet und welche Daten erhoben werden. Der Betriebsrat erhält regelmäßige Berichte über Anomalie-Häufigkeiten und Korrekturquoten.

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