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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q1

Payroll-Verarbeitungs-Agent

Entgeltabrechnung vorbereiten, Regelwerke anwenden, Korrekturbuchungen minimieren.

Bereitet die Entgeltabrechnung vor: führt variable Bezüge zusammen, validiert gegen Tarifverträge und kennzeichnet Abweichungen vor der Freigabe.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 88-95%
Governance-Komplexität 21-28%
Economic Impact 86-93%
Leuchtturm-Wirkung 31-38%
Implementation Complexity 26-33%
Transaktionsvolumen Monatlich

Was dieser Agent tut

Die monatliche Entgeltabrechnung ist der fehlersensibelste HR-Prozess. Jede Korrektur kostet Zeit, erzeugt Nachfragen und untergräbt das Vertrauen der Mitarbeitenden. Gleichzeitig ist der Prozess hochgradig regelbasiert - Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht definieren exakt, wie abgerechnet wird. Der Decision Layer zerlegt jeden Abrechnungsprozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Variable Bezüge werden automatisch aus Zeiterfassung, Reisekosten und Sonderzahlungen zusammengeführt. Die Berechnung erfolgt deterministisch nach dem geltenden Regelwerk. Abweichungen vom Vormonat werden erkannt und klassifiziert. Das Ergebnis: Die Abrechnungsvorbereitung wird vom mehrtägigen Prozess auf Stunden verkürzt. Korrekturbuchungen sinken um 30-40%. Payroll-Spezialisten konzentrieren sich auf Ausnahmen, die menschliches Urteil erfordern.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Daten aus Vorsystemen sammeln Sind alle Vorsystem-Daten vollständig? KI-Agent

Vollständigkeitsprüfung über alle Quellsysteme

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Variable Bezüge zuordnen Welche variablen Bezüge fallen diesen Monat an? Regelwerk

Regelbasierte Zuordnung aus Zeiterfassung, Reisekosten, Boni

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Tarifvertrag anwenden Welche Tarifgruppe und Erfahrungsstufe gilt? Regelwerk

Deterministische Zuordnung nach Vertrag und Stichtag

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Brutto-Berechnung Wie hoch ist das Brutto-Entgelt? Regelwerk

Tariftabelle plus variable Bezüge, deterministisch

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Steuer-Berechnung Welche Steuerabzüge fallen an? Regelwerk

ELStAM-Daten, Steuerklasse, Freibeträge

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

SV-Berechnung Welche Sozialversicherungsbeiträge fallen an? Regelwerk

Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen, Umlagen

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Vormonatsvergleich Gibt es unerwartete Abweichungen zum Vormonat? KI-Agent

Anomalie-Erkennung bei Abweichungen über Schwellenwert

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Abweichung klassifizieren Ist die Abweichung erwartet oder unerwartet? KI-Agent

Abgleich mit bekannten Änderungen (Gehaltsanpassung, Einmalzahlung)

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Abrechnungsentwurf freigeben Wird der Abrechnungsentwurf zur Prüfung freigegeben? Mensch

Payroll-Spezialist prüft und gibt frei

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Auszahlung anstoßen Wird die Auszahlung ausgelöst? Mensch

Finale Freigabe durch berechtigte Person

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • Payroll-System mit API-Zugang (SAP HCM, DATEV, LOGA o.ä.)
  • Digitalisierte Tarifverträge mit Entgelttabellen
  • Zeiterfassungsschnittstelle für variable Bezüge
  • ELStAM-Anbindung für Steuermerkmale
  • Betriebsvereinbarung über automatisierte Abrechnungsvorbereitung

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - deterministische Regelanwendung. Die Abrechnung selbst ist mathematisch exakt. Der Agent bereitet vor und validiert - die finale Freigabe und Auszahlungsanweisung bleiben beim Menschen. Betriebsrat: Informationsrecht über die Einführung. Empfehlung: Payroll-Agent als Pilotprojekt für die Rahmen-BV nutzen, da er den höchsten Economic Impact bei niedrigster Governance-Komplexität bietet.

Infrastruktur-Beitrag

Die Payroll-Engine baut die kritischste Infrastruktur für das gesamte Agent-Ökosystem: Regelwerk-Versionierung (welche Tarifversion wurde angewandt), Decision Logging (vollständiger Audit Trail jeder Berechnung) und Vormonatsvergleich (Anomalie-Erkennung). Diese drei Komponenten werden von jedem Agent wiederverwendet, der regelbasierte Entscheidungen trifft. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

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Berechnungsmethodik anzeigen

Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
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Micro-Decisions: 6
Monatlich
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Häufige Fragen

Ersetzt der Agent DATEV oder SAP?

Nein. Der Agent sitzt vor dem Abrechnungssystem. Er bereitet die Daten vor, validiert sie und kennzeichnet Abweichungen. Die eigentliche Abrechnung läuft weiterhin in Ihrem bestehenden System.

Was passiert bei Tarifänderungen?

Tarifverträge werden als versionierte Regelwerke hinterlegt. Bei einer Tarifänderung wird die neue Version zum Stichtag aktiviert. Jede Berechnung referenziert die verwendete Tarifversion im Audit Trail.

Wie hoch ist das Einsparpotenzial?

Die Abrechnungsvorbereitung verkürzt sich typischerweise von mehreren Tagen auf wenige Stunden. Korrekturbuchungen sinken um 30-40%. Der größte Hebel liegt bei variablen Bezügen, die heute manuell zusammengeführt werden.

Was passiert als Nächstes?

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