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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q1

Lohnbuchhaltungs-Agent

Buchungssätze aus Entgeltabrechnungen automatisch erzeugen und kontieren.

Erzeugt FiBu-Buchungssätze aus Entgeltabrechnungen, kontiert nach Kostenarten und Kostenstellen und bereitet die Hauptbuch-Übergabe vor.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 86-93%
Governance-Komplexität 16-23%
Economic Impact 78-85%
Leuchtturm-Wirkung 16-23%
Implementation Complexity 24-31%
Transaktionsvolumen Monatlich

Was dieser Agent tut

Nach jeder Entgeltabrechnung müssen die Ergebnisse in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Jeder Entgeltbestandteil muss korrekt kontiert werden - Personalaufwand, Sozialversicherungsbeiträge, Rückstellungen, durchlaufende Posten. Der Decision Layer zerlegt jeden Buchhaltungsprozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Die Kontierung erfolgt deterministisch nach definiertem Kontenrahmen. Kostenstellen-Zuordnung wird aus den Stammdaten abgeleitet. Rückstellungen für Urlaub, Überstunden und Abfindungen werden automatisch berechnet. Das Ergebnis: Abstimmungsdifferenzen zwischen Payroll und FiBu sinken auf nahezu null. Der Monatsabschluss beschleunigt sich. Die Buchhaltung prüft nur noch die Ausnahmen.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Abrechnungsergebnisse übernehmen Sind alle Abrechnungen des Monats final? Regelwerk

Status-Check: alle Abrechnungen freigegeben

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Kontierung Auf welche Konten werden die Beträge gebucht? Regelwerk

Kontenrahmen-Mapping nach Entgeltbestandteil

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Kostenstellen-Zuordnung Welcher Kostenstelle wird der Aufwand zugeordnet? Regelwerk

Ableitung aus Organisationsstruktur und Stammdaten

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Rückstellungen berechnen Welche Rückstellungen müssen gebildet werden? Regelwerk

Urlaubsrückstellung, Überstundenrückstellung nach HGB

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Abstimmung Payroll vs. FiBu Stimmen die Summen überein? KI-Agent

Automatischer Abgleich der Kontrollsummen

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Differenz-Analyse Woraus resultiert eine Abstimmungsdifferenz? KI-Agent

Identifikation der Abweichungsursache

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Buchungssatz freigeben Werden die Buchungssätze ins Hauptbuch übernommen? Mensch

Buchhaltung gibt finalen Buchungslauf frei

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Hauptbuch-Übergabe Erfolgreiche Übergabe bestätigen? Regelwerk

Automatische Bestätigung nach erfolgreicher Verbuchung

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • Payroll-System mit strukturierter Ausgabe der Abrechnungsergebnisse
  • FiBu-System mit API-Zugang (SAP FI, DATEV o.ä.)
  • Definierter Kontenrahmen für Personalaufwand
  • Kostenstellen-Struktur im Stammdatensystem

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - deterministische Regelanwendung ohne KI-basierte Entscheidung. HGB und Steuerrecht definieren die Kontierungsregeln exakt. Betriebsrat: kein Mitbestimmungsrecht bei reiner Buchhaltung. Wirtschaftsprüfer-Anforderung: vollständiger Audit Trail jeder Buchung mit Regelwerk-Referenz.

Infrastruktur-Beitrag

Die Kontierungs-Engine und das Abstimmungs-Pattern (automatischer Abgleich zweier Systeme) werden vom Expense-Processing-Agent und Invoice-Processing-Agent wiederverwendet. Die Rückstellungsberechnung bildet die Grundlage für den Merit-Cycle-Governance-Agent in Q3. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

Enthält: 3-Szenarien-Vergleich

Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.

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Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
Alle HR-Agent-Leistungen im Überblick.
HR Agent Readiness
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Assessment eBook
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Governance: 14-21%
Micro-Decisions: 6
Monatlich
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Häufige Fragen

Wie geht der Agent mit unterschiedlichen Kontenrahmen um?

Der Kontenrahmen wird als konfigurierbares Regelwerk hinterlegt. Bei Änderungen wird eine neue Version aktiviert. Der Agent unterstützt SKR03, SKR04 und individuelle Kontenrahmen.

Was passiert bei Abstimmungsdifferenzen?

Der Agent identifiziert die Ursache automatisch und erstellt einen Differenzbericht. Kleine Rundungsdifferenzen werden dokumentiert. Größere Abweichungen werden an die Buchhaltung eskaliert.

Was passiert als Nächstes?

1

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