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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q2

Onboarding-Workflow Agent

Neue Mitarbeitende vom Vertragseingang bis zum produktiven ersten Tag orchestrieren.

Orchestriert den Onboarding-Prozess von Vertragszusage bis zum ersten Arbeitstag: IT-Einrichtung, Schulungen, Buddy-Zuweisung - lückenlos.

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Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 74-81%
Governance-Komplexität 28-35%
Economic Impact 68-75%
Leuchtturm-Wirkung 61-68%
Implementation Complexity 41-48%
Transaktionsvolumen Wöchentlich

Was dieser Agent tut

Onboarding ist ein abteilungsübergreifender Prozess mit dutzenden Beteiligten: HR, IT, Facility Management, Fachbereich, Compliance, Führungskraft. Jeder hat eigene Aufgaben und Fristen. In der Praxis werden Schritte vergessen, Zugänge fehlen am ersten Tag, Schulungen werden nicht rechtzeitig geplant. Der Decision Layer zerlegt jeden Onboarding-Prozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Der Agent erstellt eine personalisierte Onboarding-Checkliste basierend auf Position, Standort und Bereich. Aufgaben werden automatisch an die zuständigen Stellen verteilt. Fristen werden überwacht und Eskalationen bei Verzug ausgelöst. Das Ergebnis: Vollständige Onboarding-Checklisten statt vergessener Schritte. Neue Mitarbeitende haben am ersten Tag alles, was sie brauchen. Die Time-to-Productivity sinkt messbar.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Vertrag unterschrieben Welcher Onboarding-Typ wird ausgelöst? Regelwerk

Regelwerk nach Position, Bereich, Standort, Vertragsart

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Checkliste erstellen Welche Schritte enthält die Onboarding-Checkliste? Regelwerk

Template-Auswahl nach Onboarding-Typ

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Aufgaben verteilen Wer ist für welchen Schritt verantwortlich? Regelwerk

Zuordnungsmatrix: Aufgabe zu Rolle und Standort

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

IT-Ausstattung bestellen Welche IT-Ausstattung wird benötigt? Regelwerk

Ausstattungsprofil nach Position und Standort

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Zugänge einrichten Welche Systemzugänge werden benötigt? Regelwerk

Berechtigungsprofil nach Rolle und Bereich

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Schulungen planen Welche Pflichtschulungen müssen absolviert werden? Regelwerk

Compliance-Katalog nach Position und Branche

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Buddy zuweisen Wer wird als Buddy vorgeschlagen? KI-Agent

Matching nach Bereich, Erfahrung und Verfügbarkeit

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Buddy bestätigen Wird der vorgeschlagene Buddy akzeptiert? Mensch

Führungskraft bestätigt oder wählt Alternative

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Fristüberwachung Sind alle Aufgaben fristgerecht erledigt? KI-Agent

Automatische Statusprüfung und Erinnerungen

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Eskalation bei Verzug Wird bei Fristüberschreitung eskaliert? Regelwerk

Eskalationsmatrix nach Aufgabentyp und Verzugsdauer

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Willkommens-Paket vorbereiten Welche Informationen erhält der neue Mitarbeitende vorab? KI-Agent

Personalisiertes Willkommens-Paket nach Position und Standort

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Erster Tag - Status prüfen Ist alles für den ersten Tag bereit? KI-Agent

Finale Vollständigkeitsprüfung aller Onboarding-Schritte

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

30-Tage-Check Wird der 30-Tage-Feedback-Check ausgelöst? Regelwerk

Automatische Feedback-Anfrage nach 30 Tagen

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Onboarding abschließen Wird das Onboarding als erfolgreich abgeschlossen markiert? Mensch

Führungskraft bestätigt erfolgreiche Einarbeitung

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • HR-System mit Onboarding-Modul oder Workflow-Engine
  • IT-Service-Management-System (ITSM) für Ausstattungsbestellungen
  • Identity-Management-System für Zugangsverwaltung
  • Compliance-Schulungskatalog
  • Definierte Onboarding-Templates nach Positionstyp

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - Prozessorchestrierung ohne Entscheidung über das Arbeitsverhältnis. Betriebsrat: Informationsrecht über die Einführung. DSGVO: Verarbeitung personenbezogener Daten neuer Mitarbeitender auf Basis des Arbeitsvertrags (Art. 6(1)(b)). Empfehlung: Onboarding-Agent als Q2-Pilotprojekt mit hoher Sichtbarkeit - jeder neue Mitarbeitende erlebt den Unterschied.

Infrastruktur-Beitrag

Die Workflow-Orchestrierungs-Engine (Checklisten, Aufgabenverteilung, Fristüberwachung, Eskalation) wird von Offboarding-, Transfer- und Probation-Agenten direkt wiederverwendet. Das Berechtigungsprofil-Framework bildet die Grundlage für Access-Management über alle Lifecycle-Phasen. Die abteilungsübergreifende Koordination ist das Muster für jeden Prozess, der mehrere Stakeholder involviert. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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Was diese Erstbewertung enthält: 9 Slides für Ihr Führungsteam

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

Enthält: 3-Szenarien-Vergleich

Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.

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Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
Alle HR-Agent-Leistungen im Überblick.
HR Agent Readiness
7 Fragen, 3 Minuten. Wie bereit ist Ihre Organisation?
Assessment eBook
15 Fragen für Ihr Führungsteam als PDF.

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Probezeit-Management Agent

Probezeit-Meilensteine überwachen, Feedback einholen, Fristen sichern.

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W D
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Economic: 44-51%
Governance: 38-45%
Micro-Decisions: 9
Monatlich
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Häufige Fragen

Kann der Agent unterschiedliche Onboarding-Prozesse für verschiedene Standorte abbilden?

Ja. Die Onboarding-Templates sind nach Position, Standort, Bereich und Vertragsart konfigurierbar. Jeder Standort kann standortspezifische Schritte ergänzen (z.B. Werkszugang, Sicherheitseinweisung).

Was passiert, wenn IT die Hardware nicht rechtzeitig liefern kann?

Der Agent erkennt den Verzug automatisch und eskaliert nach der definierten Eskalationsmatrix. Parallel wird geprüft, ob temporäre Alternativen (Leihgerät, Shared Desk) verfügbar sind.

Wie wird das Onboarding-Erlebnis für den neuen Mitarbeitenden verbessert?

Der neue Mitarbeitende erhält ein personalisiertes Willkommens-Paket vorab: Ansprechpartner, erster Tag Ablauf, Zugangsdaten, relevante Dokumente. Am ersten Tag ist alles bereit. Nach 30 Tagen wird strukturiertes Feedback eingeholt.

Was passiert als Nächstes?

1

30 Minuten

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