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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q2

Offboarding-Agent

Austritt strukturiert abwickeln - von Kündigung bis Zeugnis und Systemdeaktivierung.

Orchestriert den Austrittsprozess: Wissenstransfer, IT-Rückgabe, Systemdeaktivierung, Zeugniserstellung - kein Schritt vergessen.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 74-81%
Governance-Komplexität 34-41%
Economic Impact 56-63%
Leuchtturm-Wirkung 28-35%
Implementation Complexity 31-38%
Transaktionsvolumen Wöchentlich

Was dieser Agent tut

Offboarding wird oft stiefmütterlich behandelt. In der Praxis bleiben Systemzugänge aktiv, Wissenstransfer findet nicht statt, Zeugnisse verzögern sich und Exit-Feedback wird nicht eingeholt. Schlechtes Offboarding schadet der Reputation und erzeugt Sicherheitsrisiken. Der Decision Layer zerlegt jeden Offboarding-Prozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Eine personalisierte Offboarding-Checkliste wird aus Austrittsdatum, Position und Standort generiert. Aufgaben werden an IT, Facility, Führungskraft und HR verteilt. Fristen für Zeugniserstellung und Systemdeaktivierung werden überwacht. Das Ergebnis: Vollständiges Offboarding ohne vergessene Schritte. Keine offenen Systemzugänge nach dem Austritt. Zeitnahe Zeugniserstellung. Wertvolles Exit-Feedback.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Austritt erfasst Welcher Offboarding-Typ wird ausgelöst? Regelwerk

Regelwerk nach Austrittsgrund: Kündigung AG, Kündigung AN, Aufhebung, Rente

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Checkliste erstellen Welche Schritte enthält die Offboarding-Checkliste? Regelwerk

Template nach Position, Bereich, Standort und Austrittsgrund

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Aufgaben verteilen Wer ist für welchen Schritt verantwortlich? Regelwerk

Zuordnungsmatrix: IT, Facility, Führungskraft, HR, Payroll

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Wissenstransfer planen Welches Wissen muss vor dem Austritt transferiert werden? Mensch

Führungskraft identifiziert kritisches Wissen und Nachfolger

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

IT-Rückgabe koordinieren Welche IT-Ausstattung muss zurückgegeben werden? Regelwerk

Ausstattungsliste aus Onboarding-Agent abgleichen

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Systemzugänge deaktivieren Welche Zugänge werden wann deaktiviert? Regelwerk

Deaktivierungsplan: am letzten Tag oder nach Übergangsfrist

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Zeugnis erstellen Wird ein Zeugnis erstellt? Regelwerk

Gesetzlicher Anspruch: Arbeitszeugnis bei jedem Austritt

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Zeugnisentwurf generieren Wie wird der Zeugnisentwurf erstellt? KI-Agent

Generierung aus Tätigkeitsbeschreibung, Dauer und Leistungsbeurteilung

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Zeugnis freigeben Wird das Zeugnis freigegeben? Mensch

Führungskraft und HR prüfen und geben frei

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Exit-Interview Wird ein Exit-Interview durchgeführt? Mensch

HR führt Exit-Gespräch und dokumentiert Feedback

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • HR-System mit Offboarding-Modul
  • IT-Service-Management für Systemdeaktivierung und Hardware-Rückgabe
  • Zeugnis-Vorlagen und Textbausteine
  • Exit-Interview-Leitfaden
  • Definierte Offboarding-Templates nach Austrittsgrund

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - Prozessorchestrierung ohne Entscheidung über das Arbeitsverhältnis (die Austrittsentscheidung ist bereits gefallen). Sicherheitsrelevant: Systemzugänge müssen zeitnah deaktiviert werden. Arbeitsrecht: Zeugnisanspruch nach GewO Paragraph 109. Betriebsrat: Informationsrecht bei Kündigungen (bereits im Rahmen des Paragraph-102-Verfahrens). Empfehlung: Offboarding-Agent nutzt dieselbe Workflow-Engine wie der Onboarding-Agent - Synergien maximieren.

Infrastruktur-Beitrag

Die Offboarding-Checklisten-Engine ist das Spiegelbild des Onboarding-Workflow-Agents. Beide nutzen dasselbe Framework (personalisierte Checklisten, Aufgabenverteilung, Fristüberwachung). Die Systemdeaktivierungs-Logik bildet die Grundlage für Access-Management über alle Lifecycle-Phasen. Das Zeugnis-Generierungs-Pattern wird vom HR-Document-Management-Agent wiederverwendet. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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Was diese Erstbewertung enthält: 9 Slides für Ihr Führungsteam

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

Enthält: 3-Szenarien-Vergleich

Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.

Berechnungsmethodik anzeigen

Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
Alle HR-Agent-Leistungen im Überblick.
HR Agent Readiness
7 Fragen, 3 Minuten. Wie bereit ist Ihre Organisation?
Assessment eBook
15 Fragen für Ihr Führungsteam als PDF.

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Vertrags- und Angebotserstellungs-Agent

Arbeitsverträge und Angebote aus Vorlagen generieren, prüfen und zur Unterschrift vorbereiten.

Q2
D
Readiness: 78-85%
Economic: 61-68%
Governance: 31-38%
Micro-Decisions: 9
Wöchentlich

Versetzungs- und Umzugs-Agent

Standortwechsel und internationale Entsendungen von A bis Z koordinieren.

Q3
W D
Readiness: 58-65%
Economic: 51-58%
Governance: 44-51%
Micro-Decisions: 11
Monatlich
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Häufige Fragen

Wie schnell werden Systemzugänge nach dem Austritt deaktiviert?

Der Deaktivierungsplan wird beim Offboarding-Start erstellt. Kritische Zugänge (VPN, sensible Systeme) werden am letzten Arbeitstag deaktiviert. Standard-Zugänge (E-Mail, Intranet) können eine definierte Übergangsfrist haben. Der Agent überwacht die vollständige Deaktivierung.

Erstellt der Agent das Arbeitszeugnis automatisch?

Der Agent erstellt einen Entwurf auf Basis von Tätigkeitsbeschreibung, Beschäftigungsdauer und Leistungsbeurteilung. Der Entwurf wird von Führungskraft und HR geprüft, angepasst und freigegeben. Kein Zeugnis wird ohne menschliche Freigabe versendet.

Was passiert als Nächstes?

1

30 Minuten

Erstgespräch

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2

1 Woche

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3

3-4 Wochen

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