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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q2

Abwesenheits-Agent

Elternzeit, Sabbatical, Sonderurlaub - Anträge prüfen, Fristen steuern, Vertretungen koordinieren.

Verarbeitet Anträge auf Elternzeit, Sabbatical und Sonderurlaub - prüft Ansprüche, berechnet Fristen und koordiniert Vertretungsregelungen.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 78-85%
Governance-Komplexität 34-41%
Economic Impact 58-65%
Leuchtturm-Wirkung 26-33%
Implementation Complexity 31-38%
Transaktionsvolumen Wöchentlich

Was dieser Agent tut

Längere Abwesenheiten (Elternzeit, Sabbatical, Pflegezeit, Sonderurlaub) folgen jeweils eigenen gesetzlichen Regelungen mit unterschiedlichen Fristen, Anspruchsvoraussetzungen und Rückkehrrechten. Die Verwaltung bindet erhebliche HR-Kapazität und ist fehleranfällig bei Fristenberechnung und Vertretungskoordination. Der Decision Layer zerlegt jeden Abwesenheitsprozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Anspruchsberechtigungen werden automatisch geprüft (BEEG für Elternzeit, PflegeZG für Pflegezeit, BV für Sabbatical). Fristen für Antragstellung und Rückkehr werden berechnet und überwacht. Vertretungsregelungen werden vorgeschlagen. Das Ergebnis: Keine verpassten Fristen bei Elternzeit-Anträgen. Korrekte Berechnung von Ansprüchen und Rückkehrdaten. Frühzeitige Koordination von Vertretungen statt Last-Minute-Lösungen.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Antrag eingeht Um welche Abwesenheitsart handelt es sich? Regelwerk

Klassifikation nach Antragskategorie

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Anspruch prüfen Besteht ein gesetzlicher oder vertraglicher Anspruch? Regelwerk

Prüfung nach BEEG, PflegeZG, BUrlG, BV oder Arbeitsvertrag

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Fristen berechnen Welche Fristen gelten für Antragstellung und Beginn? Regelwerk

Gesetzliche Antragsfristen nach Abwesenheitsart

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Auswirkungen berechnen Welche Auswirkungen hat die Abwesenheit auf Vergütung und Benefits? Regelwerk

Entgeltfortzahlung, Zuschüsse, bAV-Fortführung nach Regelwerk

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Führungskraft informieren Wird die Führungskraft über die geplante Abwesenheit informiert? Regelwerk

Standardbenachrichtigung nach Abwesenheitsdauer und -art

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Vertretung vorschlagen Wer könnte die Vertretung übernehmen? KI-Agent

Analyse von Kompetenzprofilen und Verfügbarkeit im Team

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Vertretung bestätigen Wird die vorgeschlagene Vertretung akzeptiert? Mensch

Führungskraft entscheidet über Vertretungsregelung

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Abwesenheit genehmigen Wird der Antrag genehmigt? Mensch

HR und Führungskraft genehmigen (bei gesetzlichem Anspruch: formale Bestätigung)

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Rückkehr planen Wann und wie erfolgt die Rückkehr? Regelwerk

Rückkehrdatum, Re-Onboarding-Checkliste nach Abwesenheitsdauer

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Rückkehr-Erinnerung Wird die bevorstehende Rückkehr rechtzeitig gemeldet? Regelwerk

Automatische Benachrichtigung an Führungskraft und HR vor Rückkehr

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • HR-System mit Abwesenheitsmanagement-Modul
  • Digitalisierte Regelwerke (BEEG, PflegeZG, BUrlG, Betriebsvereinbarungen)
  • Vertretungsregelungs-Framework
  • Payroll-Schnittstelle für Entgelt-Auswirkungen

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - Abwesenheitsverwaltung ohne Entscheidung über das Arbeitsverhältnis. Bei gesetzlichen Ansprüchen (Elternzeit, Pflegezeit) gibt es kein Ermessen - der Anspruch besteht. Der Agent prüft und dokumentiert, die Genehmigung ist formal. Betriebsrat: Informationsrecht. DSGVO: Verarbeitung auf Basis des Arbeitsvertrags (Art. 6(1)(b)). Bei Pflegezeit: keine Speicherung von Gesundheitsdaten des Pflegebedürftigen.

Infrastruktur-Beitrag

Die Anspruchsprüfungs-Engine (gesetzliche und vertragliche Ansprüche) wird vom Probation-Management-Agent und Contract-Offer-Generation-Agent wiederverwendet. Das Vertretungsvorschlags-Pattern bildet die Grundlage für den Workforce-Planning-Agent in Q4. Die Rückkehr-Planung ist ein Muster für alle Agenten, die zeitgesteuerte Folgeaktionen auslösen. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

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Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
Alle HR-Agent-Leistungen im Überblick.
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Economic: 74-81%
Governance: 66-73%
Micro-Decisions: 12
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Häufige Fragen

Kann der Agent auch Teilzeit-Elternzeit abbilden?

Ja. Der Agent bildet alle Elternzeit-Varianten ab: Vollzeit, Teilzeit (15-32 Stunden), Aufteilung zwischen Elternteilen, Partnerschaftsmonate. Fristen und Ansprüche werden nach BEEG berechnet.

Was passiert bei einer Verlängerung der Abwesenheit?

Verlängerungsanträge durchlaufen denselben Prozess wie Erstanträge: Anspruchsprüfung, Fristenberechnung, Vertretungsanpassung. Der Agent prüft automatisch, ob die Verlängerung innerhalb des gesetzlichen Rahmens liegt.

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