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EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q1

Spesenabrechnungs-Agent

Spesen und Auslagen prüfen, kategorisieren und zur Erstattung freigeben.

Verarbeitet Spesen und Auslagen: Beleg-Erfassung, Richtlinienprüfung, Genehmigung und Weiterleitung an die Buchhaltung.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 86-93%
Governance-Komplexität 8-15%
Economic Impact 76-83%
Leuchtturm-Wirkung 18-25%
Implementation Complexity 16-23%
Transaktionsvolumen Täglich

Was dieser Agent tut

Spesenabrechnungen jenseits von Reisekosten (Arbeitsmittel, Bewirtung, Fortbildung, Sonstiges) folgen eigenen Richtlinien und Genehmigungsprozessen. Das Volumen ist hoch, die Regelwerke klar - aber die manuelle Verarbeitung ist zeitintensiv. Der Decision Layer zerlegt jeden Spesenprozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Belege werden automatisch erfasst und kategorisiert. Richtlinien-Konformität wird geprüft. Genehmigungen werden nach Betrag und Kategorie geroutet. Das Ergebnis: Schnellere Erstattungen. Konsistente Richtlinienprüfung. Transparente Ausgabenübersicht für Controlling.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Beleg eingeht Ist der Beleg formal korrekt und lesbar? KI-Agent

OCR-Erkennung und Qualitätsprüfung

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Kategorisierung In welche Ausgabenkategorie fällt der Beleg? KI-Agent

Automatische Klassifikation nach Beleginhalt

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Richtlinien-Check Entspricht die Ausgabe der Spesenrichtlinie? Regelwerk

Prüfung gegen Höchstbeträge und erlaubte Kategorien

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Kontierung Auf welches Konto und welche Kostenstelle wird gebucht? Regelwerk

Kontenrahmen-Mapping nach Kategorie und Kostenstelle

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Genehmigungsrouting Wer muss die Ausgabe genehmigen? Regelwerk

Genehmigungsmatrix nach Betrag und Kategorie

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Genehmigung Wird die Ausgabe genehmigt? Mensch

Vorgesetzter oder Kostenstellen-Verantwortlicher genehmigt

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Erstattung veranlassen Wird die Erstattung an die Buchhaltung weitergeleitet? Regelwerk

Automatische Weiterleitung nach Genehmigung

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Steuerliche Behandlung Ist die Ausgabe steuerlich absetzbar? Regelwerk

Regelbasierte Prüfung nach Ausgabenkategorie und Steuerrecht

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • Beleg-Erfassungssystem (App oder Portal) mit OCR
  • Digitalisierte Spesenrichtlinie
  • Genehmigungsmatrix nach Betrag und Kategorie
  • Buchhaltungs-Schnittstelle für Erstattungen

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - Finanzprozess ohne Entscheidung über das Arbeitsverhältnis. Steuerrecht: Belegaufbewahrungspflicht nach AO. Betriebsrat: kein Mitbestimmungsrecht. Empfehlung: Spesenabrechnungs-Agent in Kombination mit Reisekosten-Agent betreiben - beide nutzen dieselbe Beleg- und Richtlinien-Engine.

Infrastruktur-Beitrag

Die Beleg-Erfassungs- und Kategorisierungs-Engine wird vom Invoice-Processing-Agent und Travel-Expense-Agent wiederverwendet. Das Genehmigungsrouting nach Betrag und Kategorie ist ein Standard-Pattern für alle Freigabeprozesse. Die steuerliche Behandlungslogik wird vom Payroll-Agent und Lohnbuchhaltungs-Agent genutzt. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

Enthält: 3-Szenarien-Vergleich

Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.

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Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
Alle HR-Agent-Leistungen im Überblick.
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D K
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Economic: 58-65%
Governance: 51-58%
Micro-Decisions: 9
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Audit- und Compliance-Agent

Audit-Vorbereitungen automatisieren, Dokumentation bündeln, Nachweise bereitstellen.

Q2
K W
Readiness: 68-75%
Economic: 54-61%
Governance: 38-45%
Micro-Decisions: 8
Quartalsweise
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Häufige Fragen

Wie unterscheidet sich der Spesenabrechnungs-Agent vom Reisekosten-Agent?

Der Reisekosten-Agent verarbeitet reisespezifische Ausgaben (Hotel, Transport, Verpflegungsmehraufwand) mit eigenen Pauschalen. Der Spesenabrechnungs-Agent verarbeitet alle anderen Auslagen (Arbeitsmittel, Bewirtung, Fortbildung). Beide teilen die Beleg-Engine und die Richtlinienprüfung.

Kann der Agent auch Firmenkreditkarten-Abrechnungen verarbeiten?

Ja. Firmenkreditkarten-Transaktionen werden automatisch importiert und den gleichen Prüf- und Genehmigungsschritten unterzogen. Der Mitarbeitende ergänzt fehlende Informationen (Zweck, Kategorie) und reicht Belege nach.

Was passiert als Nächstes?

1

30 Minuten

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2

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