W
EU AI Act: Nicht Hochrisiko Q1

Stammdaten-Management Agent

Stammdatenänderungen regelbasiert verarbeiten - ohne manuelle Prüfschleifen.

Verarbeitet Stammdatenänderungen regelbasiert und synchronisiert sie validiert an alle Zielsysteme - statt manueller Eingabe in mehreren Systemen.

Prozess analysieren lassen
Airbus Volkswagen Shell Renault Evonik Vattenfall Philips KPMG

Bewertung

Agent Readiness 86-93%
Governance-Komplexität 16-23%
Economic Impact 71-78%
Leuchtturm-Wirkung 21-28%
Implementation Complexity 16-23%
Transaktionsvolumen Täglich

Was dieser Agent tut

Stammdatenänderungen sind der häufigste HR-Vorgang und gleichzeitig der fehleranfälligste. Jede Änderung muss in mehreren Systemen synchron aktualisiert werden - Personalwirtschaft, Payroll, Zeiterfassung, Zugangssysteme. Heute bedeutet das: ein Ticket, drei Systeme, zwei Prüfschleifen. Der Decision Layer zerlegt jeden Stammdatenprozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt: Mensch, Regelwerk oder KI. Eine Adressänderung durchläuft automatische Plausibilitätsprüfung und Systemsynchronisation. Eine Bankverbindungsänderung erfordert zusätzlich eine IBAN-Validierung und Freigabe. Eine Änderung des Familienstands löst steuerliche Folgeprüfungen aus. Das Ergebnis: Standardänderungen werden in Minuten statt Tagen verarbeitet. Die Fehlerquote bei Mehrfacheingaben sinkt auf nahezu null. Und HR-Sachbearbeiter bearbeiten nur noch die Ausnahmen, die tatsächlich menschliches Urteil erfordern.

Micro-Decision-Tabelle

Mensch
Regelwerk
KI-Agent
Jede Zeile ist eine Entscheidung. Aufklappen zeigt die Entscheidungsakte und ob man anfechten kann.
Änderungsantrag eingeht Welcher Datentyp wird geändert? Regelwerk

Regelbasierte Klassifikation nach Feldtyp

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Identitätsprüfung Ist der Antragsteller berechtigt? Regelwerk

Berechtigungsmatrix aus Rollenkonzept

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Datenvalidierung Sind die neuen Daten formal korrekt? KI-Agent

IBAN-Check, PLZ-Validierung, Format-Prüfung

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Plausibilitätsprüfung Ist die Änderung plausibel? KI-Agent

Mustererkennung bei ungewöhnlichen Änderungshäufungen

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Freigabe-Routing Braucht diese Änderung eine manuelle Freigabe? Regelwerk

Regelwerk definiert freigabepflichtige Änderungstypen

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Manuelle Freigabe Wird die Änderung genehmigt? Mensch

Bankverbindung und Steuerklasse erfordern Vier-Augen-Prinzip

Entscheidungsakte

Entscheider-ID und Rolle
Begründung der Entscheidung
Zeitstempel und Kontext

Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.

Zielsystem-Routing Welche Systeme müssen aktualisiert werden? Regelwerk

Mapping-Tabelle Feldtyp zu Zielsystemen

Entscheidungsakte

Regel-ID und Versionsnummer
Eingabedaten die zur Anwendung führten
Berechnungsergebnis und angewandte Formel

Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.

Synchronisationsbestätigung Wurden alle Systeme erfolgreich aktualisiert? KI-Agent

Automatische Bestätigungsprüfung aller Zielsysteme

Entscheidungsakte

Modell-Version und Confidence Score
Eingabedaten und Klassifikationsergebnis
Entscheidungsgrund (Erklärbarkeit)
Audit Trail mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.

Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit

Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.

Welche Regel in welcher Version wurde angewandt?
Welche Daten lagen der Entscheidung zugrunde?
Wer (Mensch, Regelwerk oder KI) hat entschieden - und warum?
Wie kann die betroffene Person Einspruch einlegen?
So setzt der Decision Layer das architektonisch um →

Voraussetzungen

  • HR-Kernsystem mit API-Zugang (SAP HCM, Workday, Personio o.ä.)
  • Definierte Berechtigungsmatrix für Stammdatenänderungen
  • IBAN-Validierungsdienst
  • Mapping-Tabelle: Feldtyp zu Zielsystemen

Governance-Hinweise

EU AI Act: Nicht Hochrisiko
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act. Stammdatenänderungen sind administrative Datenverarbeitung ohne Entscheidung über das Arbeitsverhältnis. DSGVO Art. 5 (Richtigkeit) erfordert nachvollziehbare Änderungshistorie. Betriebsrat hat Informationsrecht nach BetrVG, aber keine Mitbestimmung bei reiner Datenverarbeitung. Empfehlung: Rahmen-BV für automatisierte Datenverarbeitung abschließen, die alle Q1-Agenten abdeckt.

Infrastruktur-Beitrag

Der Stammdaten-Agent baut die Basisinfrastruktur für systemübergreifende Synchronisation. Das Mapping-Framework (welche Änderung geht an welches System) wird von Onboarding-, Offboarding- und Transfer-Agenten wiederverwendet. Die Validierungslogik bildet die Grundlage für jeden Agent, der Personendaten verarbeitet. Baut Decision Logging und Audit Trail auf, die im Decision Layer für Nachvollziehbarkeit und Anfechtbarkeit jeder Entscheidung benötigt werden.

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  1. 1

    Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial

  2. 2

    Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens

  3. 3

    Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich

  4. 4

    Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten

  5. 5

    Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus

  6. 6

    Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

  7. 7

    Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go

  8. 8

    Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix

  9. 9

    Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten

Enthält: 3-Szenarien-Vergleich

Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.

Berechnungsmethodik anzeigen

Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor

Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)

FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden

Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)

Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE

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Weiterführende Seiten

Decision Layer
Governance-Schicht zwischen KI-Agent und Zielsystem. Jede Entscheidung dokumentiert und anfechtbar.
Mitbestimmung & KI
Betriebsrat (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Betriebsvereinbarung und Mitbestimmung als Architektur-Anforderung.
HR AI Agents
Alle HR-Agent-Leistungen im Überblick.
HR Agent Readiness
7 Fragen, 3 Minuten. Wie bereit ist Ihre Organisation?
Assessment eBook
15 Fragen für Ihr Führungsteam als PDF.

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Governance: 21-28%
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Governance: 11-18%
Micro-Decisions: 6
Täglich
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Häufige Fragen

Ersetzt der Agent unser bestehendes HR-System?

Nein. Der Agent sitzt zwischen Mitarbeitendem und Bestandssystem. SAP, Workday oder Personio bleiben. Die manuelle Eingabe in mehrere Systeme und die Prüfschleifen dazwischen verschwinden.

Wie wird sichergestellt, dass sensible Änderungen nicht automatisch durchgehen?

Das Regelwerk definiert freigabepflichtige Änderungstypen. Bankverbindungen und steuerrelevante Daten durchlaufen immer eine manuelle Freigabe im Vier-Augen-Prinzip. Der Agent bereitet vor und validiert - die Freigabe bleibt beim Menschen.

Was passiert bei Systemausfällen in einem der Zielsysteme?

Der Agent erkennt fehlgeschlagene Synchronisationen und erstellt ein Exception-Ticket. Bereits erfolgte Teilsynchronisationen werden dokumentiert. Das Exception-Routing-Pattern wird später von allen Agenten genutzt, die systemübergreifend arbeiten.

Was passiert als Nächstes?

1

30 Minuten

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2

1 Woche

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