Rechnungsausgangs-Agent
Ausgangsrechnungen regelbasiert erstellen, formatieren und GoBD-konform versenden.
Erstellt Ausgangsrechnungen aus Leistungsdaten, bestimmt den korrekten USt-Satz, wählt das E-Rechnungsformat und vergibt lückenlose Rechnungsnummern. Höchste Readiness im gesamten Katalog mit 0% KI-Anteil.
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Bewertung
Was dieser Agent tut
Die Ausgangsrechnung ist der Moment, in dem Leistung zu Umsatz wird. Jede Rechnung muss alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten, den korrekten Steuersatz ausweisen und in einem vom Kunden akzeptierten Format vorliegen. Seit der E-Rechnungspflicht kommen XRechnung und ZUGFeRD als zusätzliche Anforderungen hinzu.
Der Decision Layer zerlegt die Rechnungserstellung in acht vollständig regelbasierte Entscheidungsschritte. Leistungsdaten abrufen, Pflichtangaben zusammenstellen, USt-Satz bestimmen, E-Rechnungsformat wählen, Zahlungsbedingungen einfügen, Nummernkreis vergeben, Versand und Archivierung - alles deterministisch, kein KI-Anteil.
Das Ergebnis: Rechnungen werden fehlerfrei erstellt. Die lückenlose, fortlaufende Nummernvergabe erfüllt die GoBD-Anforderung automatisch. Und die Archivierung erfolgt zeitgleich mit dem Versand - nicht als nachgelagerter Schritt.
Micro-Decision-Tabelle
Leistungsdaten abrufen Welche Leistungen werden abgerechnet? Regelwerk
Datenbankabfrage aus Quellsystem (CRM, Projektverwaltung)
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Pflichtangaben zusammenstellen Sind alle Angaben nach §14 UStG vorhanden? Regelwerk WP/BP
Vorlage mit allen gesetzlichen Pflichtfeldern
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
USt-Satz bestimmen 19%, 7%, innergemeinschaftlich oder Drittland? Regelwerk WP/BP
UStG-Regeln basierend auf Kundenstandort und Leistungsart
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
E-Rechnungsformat wählen XRechnung, ZUGFeRD oder PDF? Regelwerk
Kundenstammdaten bestimmen das bevorzugte Format
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Zahlungsbedingungen einfügen Welche Zahlungsfrist und Konditionen gelten? Regelwerk
Vertragsdaten des Kunden
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Nummernkreis-Vergabe Welche Rechnungsnummer wird vergeben? Regelwerk
Lückenlose, fortlaufende Vergabe nach GoBD
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Versand Über welchen Kanal wird die Rechnung versendet? Regelwerk
Kundenkonfiguration: E-Mail, Portal oder EDI
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
GoBD-konforme Archivierung Wird die Rechnung unveränderbar archiviert? Regelwerk WP/BP
Automatische Archivierung zeitgleich mit Versand
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- ERP-System mit Debitorenstammdaten und Leistungserfassung
- E-Rechnungs-Generator (XRechnung, ZUGFeRD)
- GoBD-konformes Archivsystem
- Versandinfrastruktur (E-Mail, EDI, Kundenportal)
Governance-Hinweise
Vollständig regelbasiert - kein KI-Anteil. GoBD-Kernrelevanz: §14 UStG (Pflichtangaben), GoBD (lückenlose Nummernvergabe, unveränderbare Archivierung), AO §147 (Aufbewahrungspflicht). Die lückenlose Nummernvergabe ist ein häufiger Prüfungspunkt bei Betriebsprüfungen. Der Decision Layer dokumentiert jede Rechnungserstellung vollständig - Nummernvergabe, Steuersatz-Entscheidung, Archivierungszeitpunkt.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der Rechnungsausgangs-Agent etabliert die E-Rechnungs-Infrastruktur für den gesamten Katalog. Die XRechnung/ZUGFeRD-Generierung wird vom Mahnlauf-Agent und Gutschrift-Agent wiederverwendet. Die lückenlose Nummernvergabe-Logik bildet die Vorlage für alle Dokumenttypen mit GoBD-Nummernkreis-Pflicht.
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Prozess analysieren lassenWas diese Erstbewertung enthält: 9 Slides für Ihr Führungsteam
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- 1
Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial
- 2
Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens
- 3
Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich
- 4
Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten
- 5
Governance - EU AI Act, GoBD/HGB, Audit Trail - mit Ampelstatus
- 6
Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme
- 7
Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go
- 8
Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix
- 9
Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten
Enthält: 3-Szenarien-Vergleich
Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.
Berechnungsmethodik anzeigen
Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden
Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor
Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)
FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden
Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)
Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE
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Häufige Fragen
Unterstützt der Agent die E-Rechnungspflicht ab 2025?
Ja. Der Agent generiert XRechnung und ZUGFeRD automatisch. Das Format wird pro Kunde konfiguriert. Für Kunden die noch kein E-Rechnungsformat unterstützen wird parallel ein PDF erstellt.
Wie wird die lückenlose Nummernvergabe sichergestellt?
Der Agent verwendet einen zentralen Nummernkreis mit atomarer Vergabe. Keine Nummernlücken, keine Doppelvergabe. Jede Vergabe wird mit Zeitstempel dokumentiert - bei der Betriebsprüfung sofort nachvollziehbar.
Was passiert bei Stornierungen?
Stornierte Rechnungen behalten ihre Nummer - die Nummer wird nie wiederverwendet. Stattdessen wird eine Stornorechnung mit neuer Nummer erstellt und mit der Originalrechnung verknüpft. GoBD-konform.
Was passiert als Nächstes?
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